Tự động báo cáo doanh số hàng ngày với N8N + Google Sheets: Tạm biệt "làm báo cáo tay"

Bạn có mệt mỏi khi mỗi cuối ngày phải mở 3-4 file Excel, tổng hợp số liệu rồi nhắn tin báo cáo cho Sếp? Với hướng dẫn này, bạn sẽ biến công việc tốn 1 tiếng mỗi ngày xuống còn... 0 phút. Hệ thống sẽ tự động làm hết cho bạn.

---

Mục lục

1. Kết quả bạn sẽ nhận được
2. Nguyên liệu cần chuẩn bị
3. Các bước thực hiện (Step-by-step)
4. Xử lý lỗi thường gặp

---

1. Kết quả bạn sẽ nhận được

• Đúng 17:00 hàng ngày (hoặc giờ bạn chọn).
• N8N tự động vào Google Sheets "Doanh thu ngày".
• Tính tổng tiền bán hàng trong ngày hôm nay.
• Đếm số lượng đơn hàng thành công.
• Gửi một tin nhắn vào nhóm Zalo/Telegram công ty:

  "📅 Báo cáo ngày 30/12/2024:

  • Tổng đơn: 15 đơn
  • Doanh thu: 15.400.000 VNĐ
  • Chúc Team buổi tối vui vẻ! 🎉"

---

2. Nguyên liệu cần chuẩn bị

1. Tài khoản Google: Có file Sheet ghi nhận đơn hàng (Cột A: Ngày, Cột B: Số tiền).
2. Tài khoản Telegram/Zalo: Tạo một Bot để gửi tin nhắn (Telegram dễ làm hơn, Zalo cần OA). Trong bài này ta dùng Telegram cho dễ demo.
3. N8N: Đã cài đặt (Nếu chưa, xem lại Bài 1).

---

3. Các bước thực hiện (Step-by-step)

Bước 1: Tạo Telegram Bot

1. Chat với @BotFather trên Telegram.
2. Gõ /newbot -> Đặt tên bot -> Nhận API Token.
3. Tạo group chat, add con bot vừa tạo vào.

Bước 2: Cấu hình Google Sheets trong N8N

1. Tạo workflow mới trong N8N.
2. Thêm node Cron (Schedule): Đặt giờ chạy lặp lại (Every Day at 17:00).
3. Thêm node Google Sheets:
   • Operation: Read
   • Auth: Kết nối tài khoản Google.
   • Sheet ID: Chọn file doanh thu của bạn.

Bước 3: Xử lý dữ liệu (Function Item)

Thêm node Code (Javascript đơn giản) để tính tổng tiền của ngày hôm nay.

// Ví dụ mã giả logic
const today = new Date().toLocaleDateString();
let total = 0;
let count = 0;

items.forEach(item => {
  if (item.json.Ngay === today) {
    total += item.json.SoTien;
    count++;
  }
});

return [{ json: { total, count } }];

Bước 4: Gửi tin nhắn Telegram

1. Thêm node Telegram.
2. Credentials: Dán API Token ở Bước 1.
3. Operation: Send Message.
4. Chat ID: ID của group chat.
5. Text: Soạn nội dung tin nhắn, chèn biến {{$json["total"]}} và {{$json["count"]}} vào.

---

4. Xử lý lỗi thường gặp

• Lỗi ngày tháng: Google Sheets đôi khi định dạng ngày khác với N8N. Hãy chắc chắn cả 2 đều dùng định dạng DD/MM/YYYY.
• Bot không gửi tin: Kiểm tra xem bạn đã add bot vào group chưa và bot có quyền gửi tin nhắn không.
• Số tiền bị sai: Kiểm tra cột "Số tiền" trong Excel có lẫn ký tự lạ (như chữ 'đ', dấu phẩy) không, cần chuyển về số thuần túy.

Mách nhỏ: Nếu thấy việc setup Telegram phức tạp, bạn có thể dùng node Email để gửi báo cáo qua Gmail trước, cũng rất hiệu quả!